الزامات حسابداری و مالی در مدیریت شرکتهای بازرگانی (رویکرد کتیبه رخ)
شرکتهای بازرگانی بر خرید کالا با هدف فروش مجدد تمرکز دارند. سیستم حسابداری این واحدها باید با هدف اصلی آنها یعنی مدیریت بهینه موجودی کالا و حاشیه سود فروش طراحی شود. مبنای اصلی در اینجا، اجرای صحیح استاندارد حسابداری شماره ۱۱ (ابزارهای مالی) و توجه ویژه به ارزیابی موجودیها است.
۱. مدیریت و ارزیابی موجودی کالا
- سیستم دائمی در مقابل ادواری: توصیه اکید بر استفاده از سیستم حسابداری دائمی برای ثبت لحظهای ورود و خروج کالا به منظور کنترل مستمر سطح موجودی و محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS) در هر تراکنش است.
- روشهای ارزیابی: انتخاب و اعمال روشهای استاندارد (مانند FIFO یا میانگین موزون) برای ارزیابی موجودی پایان دوره. هرگونه تغییر در روش ارزیابی مستلزم افشای کامل در یادداشتهای توضیحی است.
- کاهش ارزش موجودی: ضرورت ارزیابی منظم کالاها برای اطمینان از اینکه ارزش دفتری موجودی، بیشتر از ارزش بازیافتنی خالص (Net Realizable Value) نباشد و شناسایی هرگونه زیان کاهش ارزش (Inventory Write-Down).
۲. شناسایی درآمد و بهای تمام شده کالا
- زمان شناسایی درآمد: درآمد فروش تنها پس از انتقال ریسک و منافع کالا به خریدار (معمولاً زمان تحویل و صدور فاکتور رسمی) شناسایی میگردد.
- هزینههای خرید: ثبت صحیح کلیه هزینههای مرتبط با تدارک کالا (شامل قیمت خرید، حقوق گمرکی، حمل و نقل و بیمه) به عنوان بهای تمام شده کالا، نه هزینههای جاری.
۳. حسابداری عملیات واردات و صادرات (در صورت لزوم)
- نرخ ارز: ثبت دقیق معاملات ارزی با استفاده از نرخهای معتبر در زمان وقوع معامله و تسعیر مجدد مانده حسابهای ارزی در پایان دوره بر اساس نرخهای پایان دوره، به منظور شناسایی سود یا زیان تحقق نیافته ناشی از تغییرات نرخ ارز.
- حسابداری ذخایر: ایجاد ذخایر لازم برای تعهدات خرید ارزی، ارز مورد نیاز برای تأمین مالی واردات و هزینههای حمل و نقل بینالمللی.
۴. کنترلهای داخلی بر فرآیند خرید و فروش
- تفکیک وظایف: اطمینان از تفکیک وظایف بین بخشهای تدارکات (خرید)، انبارداری (حفظ فیزیکی کالا) و حسابداری (ثبت اسناد)، به منظور جلوگیری از تقلب و اشتباهات سیستمی.
- کنترل سرفصلهای دریافتنی: مدیریت کارآمد حسابهای دریافتنی از مشتریان، پیگیری دورهای مطالبات و طبقهبندی آنها به استانداردهای کوتاهمدت و بلندمدت.
به طور خلاصه، هسته اصلی حسابداری بازرگانی، دقت در ارزیابی موجودی کالا و مدیریت جریان وجوه نقد ناشی از دورههای بلندتر خرید و فروش است تا حاشیه سود واقعی شرکت به درستی منعکس شود.